Te Decimos Como Ser Más Productivo: 5 Secretos Probados Científicamente

nuestra generacion

¿Quieres saber cómo ser productivo? Inventa metas, haz un plan y ejecútalo. Todos sabemos que esta es una buena idea… pero nunca, nunca parece funcionar.

Es como simplificar el Box como «Sólo ve al ring y pégale al otro tipo hasta que quede noqueado.» Suena fácil. (Pero no lo es.)

Hagamos una pregunta diferente: ¿qué es lo que te impide ser productivo? Al arreglar esas cosas, ya estamos en buen camino a nuestro cometido.

Cuando no estés terminando de hacer las cosas (o cuando no hagas las cosas correctas), pregunta cuál de estas 5 es el problema y aplica la solución…

Problema 1: Prioridades

Muchas veces terminas muchas cosas… pero no son las cosas indicadas.

Cuando escuches o digas, «no tengo tiempo» — es una mentira.
Muchas veces una bien intencionada, pero sigue siendo una mentira. Todos tenemos 24 horas al día. Punto. La afirmación adecuada es, «no es una prioridad.»

Necesitas ser realista. Muchas veces, significa ser un poco cínico. ¿Llegas al fondo de tu lista de quehaceres a menudo? (Sin ser optimista) No, no llegas. Así que no todo se completará. Acepta eso. Ok, entonces ¿qué tiene que ser terminado?

Pregúntate a ti mismo, «¿Qué es lo importante?» La regla 80/20 dice que muchas veces recibes el 80% de tus resultados del 20% de las cosas que haces. Así que hacer más del 20% es la mejor manera de hacer una diferencia en términos de completar las cosas.

Y es aquí donde la dilación (o morosidad) puede ayudar. Paul Graham dice que hay un buen tipo de moroso: la gente que deja para después cosas que no son importantes para así poder terminar cosas importantes:

Hay tres variantes de la dilación, dependiendo de lo que hagas en vezde trabajar en algo: puedes trabajar en (a) nada, (b) algo menos
importante, o (c)
algo más importante.

Ese último, diría que es buena dilación(morosidad). Ese es el «profesor despistado,» que olvida rasurarse, o comer, o hasta tal vez ver por dónde camina mientras está pensando sobre alguna pregunta interesante. Su mente está ausente del mundo cotidiano porque está trabajando duro en otro. Ese es el sentido en el que muchas de las personas más impresionantes que existen son morosas. Son morosos del tipo C: dejan para después las cosas pequeñas para trabajar en las grandes.

No se trata de algo importante o no importante objetivamente hablando. Estamos hablando de importancia relativa. ¿Es X la cosa más importante de todo lo que necesitas terminar?

Entonces, ¿cómo implementas esto? El profesor de Georgetown Cal Newport tiene una brillante solución: supón que vas a tu casa a las 5:30 (o a la hora que sea) y planea hacia atrás. Lo llama «productividad de horario ajustado.»

Ahora, no puedes ser demasiado optimista. Tienes horas limitadas. ¿Qué vale y qué no por esas pocas horas que tienes? ¿Qué es una prioridad?

Pero tal vez ya tengas tus prioridades bien establecidas. O hasta eres un Supermán de la productividad — pero las interrupciones son tu criptonita…

Problema 2: Contexto

Investigaciones prueban que las oficinas de planes abiertos son un desastre de productividad. ¿Por qué? Fácil, distracciones.

¿Qué demuestra la ciencia sobre lo que tienen en común los programadores de computadoras más productivos? No es inteligencia. Todos tuvieron empleadores que crearon un ambiente libre de distracción.

Via Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking: (El poder de los introvertidos en un mundo incapaz de callarse):

…los mejores empleados trabajaron abrumadoramente para compañías que daban a sus trabajadores la mayor privacidad, espacio personal, control sobre sus espacios físicos, y libertad de interrupción.

 

Así que, ¿qué haces cuando las interrupciones siguen apareciendo?

Encuentra un lugar donde esconderte. Agenda un cuarto de conferencias para ti solo por una hora para terminar el trabajo legítimo donde nadie te pueda interrumpir. 

¿Suena a chiste? No lo es. El profesor Sune Carlsson hizo un estudio sobre cómo los Directores Ejecutivos terminaban su trabajo. ¿Qué mostró la investigación? Ninguno de ellos pudo trabajar más de 20 minutos sin una interrupción.

Entonces, ¿cómo completaban las cosas sin distracción? Trabajaban 90 minutos en casa antes de llegar a la oficina.

Via The Practice of Management:

Sólo en casa había oportunidad para estar concentrado. Y el único de los doce que no tomó decisiones de largo plazo «frutos de la casualidad,» e intercaló poco importantes pero largas llamadas telefónicas y problemas de «crisis», fue el ejecutivo que trabajó en casa cada mañana por hora y media antes de llegar a la oficina.

Pero el eliminar distracciones no lo es todo. No hacer cosas malas no significa que harás las cosas buenas. Entonces, ¿cómo evitas desperdiciar tu tiempo con hábitos improductivos?

Problema 3: Hábitos

«Bueno, iba a empezar ese gran proyecto pero siempre que me siento en mi escritorio, la primera cosa que hago es revisar mi correo electrónico. Y en mi bandeja de entrada habían 1000 solicitudes de las que tuve que hacerme cargo…»

Muy a menudo tienes un plan pero algo desencadena un hábito que lanza un hechizo que controla tu mente y te hace hacer alguna otra cosa. Y eso provoca otro hábito, lo que lleva a otro hábito y…

¿Cuál es el problema aquí? Tu cerebro. El neurocientífico Alex Korb de la UCLA dice que la manera en la que nuestra materia gris está conectada puede ser un problema.

Cuando se trata de tomar las decisiones que tomas y hacer las cosas que haces, Alex dice que hay 3 regiones del cerebro de las que necesitas estar interesado. No necesitas memorizarte los nombres. Sólo es importante que todas tienen una función:

Corteza Prefrontal: La única pensando sobre las metas a largo plazo como, «Necesitamos preparar ese reporte del trabajo.»
Estriado Dorsal: Este tipo es el que vota para que hagas lo que hiciste en el pasado, como, «Cuando es hora de trabajar normalmente empezamos revisando el correo electrónico 9 veces, después Facebook, y después Instagram.»
Núcleo Accúmbens: El fiestero de los tres. «Email, Facebook e Instagram son divertidos. El trabajo apesta.»

Entonces adivina ¿qué terminas haciendo? Sí… Auch.

Pero cuando ejerces un esfuerzo, la corteza prefrontal puede anular las otras dos y hacer lo correcto. Repite esto suficientes veces y renovarás el alambrado del Estriado Dorsal: «Usualmente empezamos los reportes rápido. Voto por que hagamos eso otra vez.»

Así que, ¿Cómo empezamos a renovar el alambrado?

Primero, identifica el mal hábito. Después, haz que sea muy doloroso hacerlo.

La investigación del profesor de Cornell Brian Wansink demostró que sólo hacer que la comida sea más difícil de alcanzar hizo que la gente coma menos y pierda más peso. El experto en felicidad de Harvard Shawn Achor se refiere a eso como la «regla de 20 segundos.» Aquí está Shawn:

¿Ves demasiada televisión? Sólo quítale las baterías al control remoto creando una demora de 20 segundos y disminuye la cantidad de tiempo que la gente pasa viendo televisión.

No quieres que sea fácil ir de un hábito a otro. Así es como las horas se gastan checando el correo electrónico, luego Facebook, luego… Si tus hábitos no son buenos, quieres seguir un plan estríctamente.

Cuando un director ejecutivo trabaja más horas, las ventas de la compañía incrementan. Pero cuando cavas más profundo en la investigación descubres que las ventas sólo incrementan como resultado de más horas usadas en actividades planeadas.

Via: What the Most Successful People Do at Work:

Los análisis preliminares de Directores Ejecutivos en India descubrieron que las ventas de una compañía incrementaron mientras el director ejecutivo trabajaba más horas. Pero de manera más intrigante, la correlación entre el uso del tiempo del director ejecutivo y producción fue totalmente realizado por horas usadas en actividades planeadas. Planear no significa que las horas sean usadas en juntas, aunque las juntas con los empleados estuviesen correlacionadas con ventas más altas; es sólo que el tiempo del director ejecutivo es un recurso limitado y valioso, y planear cómo debe ser usado incrementa los chances de que sea usado en maneras productivas.

¿La mejor manera de empezar? Sigue una lista de comprobación.

¿Todavía no es tan productivo como te gustaría? Está bien, pregúntate, «¿Qué pasa si no termino esto?» Si la respuesta es «Nada», bueno, Houston, tenemos muchos tipos de problemas…

Problema 4: Ganancias

Por esto es que las metas de largo plazo pueden ser tan desafiantes. No hay razón ejerza presión para trabajar en ellas hoy en vez de mañana. ¿Cuáles son las dos palabras mágicas cuando se trata de perder peso?

«Fotos nupciales.» Mucha gente se vuelve de repente experta en ajustarse a una dieta e ir al gimnasio cuando se acerca el día de la ceremonia. ¿Por qué? Por las ganancias.

Tim Ferris nos dice que para aprender habilidades rápido necesitamos un incentivo para seguir practicando. O, mejor aún, una penalización si no practicas. Aquí está Tim:

Podría decirse que las ganancias son la pieza más importante. Por ganancias, me refiero a las consecuencias. Algún tipo de recompensa o castigo para mantenerte en ritmo y responsable. Para prevenir tu renuncia, necesitas incentivos.

La ciencia muestra que las recompensas son los responsables del 75% de por qué haces las cosas.

Via The 100 Simple Secrets of Succesful People:

Los investigadores descubrieron que el interés propio, las recompensas que uno cree que están en juego, son los factores más significativos para predecir la dedicación y la satisfacción hacia el trabajo. Cuenta como el 75 por ciento de la motivación personal hacia el éxito. —
Dickinson 1999

 

Entonces, ¿Cómo incrementas las ganancias? Aquí es donde las cosas se ponen interesantes…

Para las tareas simples o aburridas, ofrecerte una recompensa (o que alguien más te ofrezca una recompensa) es bastante efectivo.

Pero cuando se trata de tareas complejas o creativas, no son óptimas. El autor más vendido Dan Pink, el cinta negra de décimo grado de motivación explica:

«Si en ese momento» las recompensas simplemente no funcionan muy bien para las tareas complejas y creativas con un horizonte de largo plazo. No es como si no nos gusten las recompensas. Nos encantan. Obtienen nuestra atención. Pero estrechan nuestro campo de visión.

Así que en vez de las ganancias, necesitamos ir más profundo y más emocional para la motivación. Pregúntate a ti mismo, «¿Por qué es importante esta tarea?»

Cuando no sentimos el sentido, cuando lo que hacemos no tiene un propósito, la motivación se va, se escapa. Noah Goldstein, autor de ¡Sí!: 50 Maneras Probadas para ser Persuasivo, explica:

Adam Grant, un erudito en el campo del comportamiento organizacional, se dio cuenta de que los trabajadores muchas veces dejan de trabajar a su máximo potencial porque han perdido la pista del significado e importancia de sus propios trabajos. Se dio cuenta de que si podía recordarles a sus empleados por qué sus trabajos eran importantes, podrían motivarse más, y así, ser individuos más productivos.

Dan Pink le llama a esto, «propósito» — y es uno de los tres grandes motivadores. Aquí está Dan:

«¿Importa mi granito de arena? Si no fuera al trabajo hoy, ¿le importaría a alguien y/o estarían las cosas peor? ¿Les haré falta porque lo que hago de verdad contribuye?

Cuando vemos los resultados de nuestro trabajo y sabemos que hace una diferencia, cuando sentimos que estamos ayudando a otros o estamos progresando — BUM. Ahí es cuando nos motivamos y empezamos a ser productivos.

(Para aprender a dejar de ser flojo y terminar más cosas haz click aquí.)

Todo esto ha sido bastante sencillo y lógico. Pero nosotros los seres humanos no siempre somos tan sencillos y lógicos. ¿Entonces qué otra cosa podría ponerse en el camino del supremo logro y provocar la morosidad en ti?

Problema 5: Estado del Ánimo

Sip, tu estado de ánimo importa muchísimo. Investigaciones muestran que mucha morosidad (el dejar las cosas para después) es causada por no sentirse tan bien. Cuando estás de buen humor o cuando no piensas que puedes mejorar cómo te sientes, la riegas menos.

Via Temptation: Finding Self-Control in an Age of Excess:

…sin la menor duda la más alta morosidad ocurría entre los estudiantes con mal estado de ánimo que creían que su estado de ánimo podía cambiarse y que tenían acceso a distracciones divertidas. Este grupo pasó casi 14 de sus 15 minutos de tarea perdiendo el tiempo… 

De hecho, tu estado de ánimo en la mañana afecta qué tan productivo eres todo el día:

…el estado del ánimo del empleado tenía un impacto claro en el desempeño, incluyendo tanto cuánto trabajo hacían los empleados y qué tan bien lo hacían. «Vimos que los empleados podrían entrar en esas espirales negativas cuando empezaban el día con mal humor y sólo se ponían mal al transcurrir el día,» dijo Steffanie Wilk, profesora asociada de administración y recursos humanos en la Universidad del Estado de Ohio Escuela de Negocios Fisher.

Entonces, ¿Qué se debe hacer? Haz algo rápido que te haga feliz. Sí, es así de simple.

De La Ventaja de la Felicidad:

Los estudiantes propensos a sentirse felices antes de un examen de matemáticas tienen resultados mucho más altos que sus compañeros neutrales. Resulta que nuestros cerebros están literalmente cableados para desempeñar a su máximo nivel no cuando están negativos o hasta neutrales, pero cuando están positivos.

Así que está es la parte donde la mente de la gente se pone en blanco y no pueden pensar en nada que las pueda hacer felices. En serio, es absurdamente simple:

Toma un descanso para ver fotos de cachorros en internet. (Si esto no te hace más feliz, probablemente tengas problemas más grandes.)

Tan loco como parece, ver cachorritos ha demostrado incrementar el desempeño, así como reducir el estrés — lo que Alex el neurocientífico dijo que puede ayudar a tu corteza prefrontal para que tome el mando y te ponga en marcha.

Ok, esperamos que esto haya sido productivo para ti. Vamos a resumirlo y aprendamos lo mejor que te pueda ayudar a empezar a implementar todas estas cosas en tu día muy ocupado…

Resumiendo

Aquí te decimos cómo ser productivo:

  • Prioriza: Usa «La productividad del horario arreglado.»
    No terminarás todo. Pero terminarás las cosas correctas.
  • Contexto: Las distracciones te hacen estúpido. Encuentra un lugar para esconderte o trabaja desde casa en la mañana.
  • Hábitos: Usa la «Regla de 20 segundos» para hacer que sea difícil engancharse con malos hábitos. Sigue un plan.
  • Recompensas: Para las tareas aburridas, recompénsate. Para las tareas complejas, pregúntate por qué son importantes y así encontrarás el propósito.
  • Estado de ánimo: Administra tu estado de ánimo, especialmente en la mañana. Ah, y cachorros, cachorros, cachorros.

Así que cuál es una herramienta excelente para hacer que todo esto entre en tu horario.

Establece un buen ritual matutino.

Un ritual matutino sólido te da el tiempo de priorizar antes de que llegues a la oficina y la locura empiece. Puedes planear cuándo te quieres ir y trabajar hacia atrás para hacer tu «productividad de horario arreglado.»

Y con respecto al contexto, puedes hacer algo de trabajo desde casa antes de que las interrupciones empiecen — o al menos reserva esa sala de conferencias.

Tómate un descanso para pensar en esos malos hábitos y aplica la «regla de los 20 segundos» antes de que llegues a la oficina. (Ocasionalmente, es preferible quitar la cuenta de correo electrónico del teléfono. Siempre se puede volver a poner, pero es un relajo… lo que es bueno.)

Un momento en la mañana para pensar sobre lo que sí es importante es crítico. Y clarifica los riesgos de todo lo que necesitas hacer – y lo que no.

Y lo más importante, ya que tu estado de ánimo en la mañana afecta tu productividad todo el día, es crucial asegurar que empieces el día correctamente. No revises tu e-mail inmediatamente y te estreses con todas las nuevas «emergencias» que llegan.

En vez, empieza con esto:

Traducido por Nuestra Generacion


¿Te gustó el artículo? Haz click aquí para recibir más como este en tu muro de Facebook: